Neue Vereinssoftware für den Bezirk

Wie ihr bereits per Mail erfahren habt oder in den nächsten Tagen per Post erfahren werdet, führen wir momentan eine neue Vereinssoftware in unserem Bezirk ein. Dies bedeutet, dass Mitgliedsdaten nicht mehr auf unseren lokalen Servern gespeichert werden, sondern zukünftig verschlüsselt auf Servern der Campflow GmbH in Deutschland gespeichert werden. In diesem Beitrag sind alle wichtigen Informationen für euch zusammengefasst.

1. Warum führt der VCP Wolfsburg eine neue Vereinssoftware ein?

Der VCP Bezirk Wolfsburg möchte seine Verwaltungsprozesse moderner, sicherer und effizienter gestalten. Mit der neuen Software campflow können Mitgliederdaten, Beiträge und organisatorische Abläufe künftig zentral und digital verwaltet werden. So sparen wir Zeit, vermeiden doppelte Arbeit und sorgen für mehr Transparenz in der Verwaltung.

2. Was ist campflow?

campflow ist eine speziell für Vereine und Jugendverbände entwickelte Software. Sie unterstützt uns bei der Verwaltung von Mitgliedern, Veranstaltungen und Finanzen – also bei allem, was hinter den Kulissen des VCP Wolfsburg organisatorisch anfällt.

Bereitgestellt wird campflow von der Campflow GmbH (Kapellenweg 52, 79100 Freiburg im Breisgau).Weitere Informationen findet ihr auf www.campflow.de.

3. Wann wird die Software eingeführt?

Die Einführung erfolgt schrittweise ab dem 03. November 2025.Zunächst werden die Mitglieds- und Finanzverwaltung auf campflow umgestellt. Für euch als Mitglieder ändert sich im Alltag zunächst kaum etwas – die Verwaltung im Hintergrund wird aber einfacher und sicherer.

4. Welche Daten werden verarbeitet?

Wie bisher speichern und verarbeiten wir personenbezogene Daten, die für die Vereinsarbeit notwendig sind, z. B.:

• Name, Anschrift, Kontaktdaten

• Geburtsdatum

• Mitgliedsstatus

• Bankverbindung (bei Beitragseinzug)

Die Daten werden zukünftig nicht mehr lokal auf Vereinsservern, sondern verschlüsselt auf Servern innerhalb Deutschlands gespeichert.

5. Ist meine Datensicherheit gewährleistet?

Ja. Die Datenverarbeitung erfolgt selbstverständlich nach den geltenden Datenschutzgesetzen, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Datenschutzgesetz der Evangelischen Kirche in Deutschland (DSG-EKD).

Mit der Campflow GmbH wurde ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Artikel 28 DSGVO abgeschlossen. Das bedeutet:

• Eure Daten werden ausschließlich im Rahmen unserer Vereinszwecke verarbeitet.

• Es findet keine Weitergabe an unbefugte Dritte statt.

• Campflow nutzt Server in Deutschland und setzt aktuelle Sicherheitsmaßnahmen (z. B. Verschlüsselung, Zugriffskontrollen, regelmäßige Backups) ein.

6. Welche Vorteile hat das für mich als Mitglied?

Für euch als Mitglieder bringt campflow vor allem folgende Vorteile:

• Sicherere Datenverwaltung dank moderner IT-Infrastruktur

• Schnellere Bearbeitung von Mitgliedsangelegenheiten (z. B. Adressänderungen, Beitragszahlungen)

• Weniger Papierkram und vereinfachte Kommunikation mit der Bezirksleitung

• Mehr Transparenz, da Verwaltungsprozesse digital nachvollziehbar sind

7. Wer kann meine Daten einsehen?

Der Zugriff ist streng geregelt: Nur Personen in der Bezirksleitung und dem Bezirkssekretariat, die mit Verwaltungsaufgaben betraut sind, haben Zugriff auf die Daten. Alle Zugriffsrechte sind dokumentiert und werden regelmäßig überprüft.

Eine Weitergabe an andere Stellen – auch innerhalb des VCP oder kirchlicher Einrichtungen – erfolgt nur, wenn sie satzungs- oder zweckbedingt erforderlich ist.

8. Welche Rechte habe ich als Mitglied?

Du hast weiterhin alle Rechte nach DSGVO und DSG-EKD, insbesondere das Recht auf:

• Auskunft über gespeicherte Daten

• Berichtigung unrichtiger Angaben

• Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung (sofern rechtlich zulässig)

• Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen

• Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde

Bitte beachte: Bestimmte Daten (z. B. Name, Anschrift, Geburtsdatum) müssen wir aufgrund gesetzlicher Pflichten und unserer Satzung speichern und können sie nicht ohne Weiteres löschen.

9. An wen kann ich mich bei Fragen wenden?

Wenn du Fragen zur Datenverarbeitung, zur neuen Software oder zu deinen Rechten hast, kannst du dich jederzeit an uns wenden:

Bezirksleitung und Bezirkssekretariat

📧 bezirk@vcp-wolfsburg.de

📞 05361 12028

Wir helfen dir gern weiter.

10. Was bedeutet die Umstellung für die Zukunft?

Mit campflow macht der VCP Bezirk Wolfsburg einen wichtigen Schritt in Richtung digitale, nachhaltige Vereinsarbeit. Durch die Umstellung werden Abläufe vereinfacht, Verwaltungsfehler reduziert und die Datensicherheit verbessert.

Damit schaffen wir mehr Raum für das, was wirklich zählt: unsere gemeinsame Pfadfinderarbeit, Erlebnisse und Engagement für Kinder und Jugendliche in Wolfsburg und der Region.